Taller intensivo · Transformación
Una contabilidad que se pueda usar
Los recibos llegan por mensaje de texto, dos personas clasifican distinto el mismo gasto y el catálogo de cuentas se heredó de otra empresa.
- Duración
- 4 horas 30 min
- Modalidad
- Presencial · Virtual
- Participantes
- De 8 a 25 participantes
- Inversión
- Solicitar cotización
La inversión depende del alcance, el número de participantes y la modalidad. Preparamos una propuesta sin compromiso.
El problema que resuelve
Los recibos llegan por mensaje de texto, algunos en fotografía y otros de memoria. El mismo gasto se clasifica de dos maneras distintas según quién lo registre esa semana. El catálogo de cuentas vino cargado en el programa cuando se instaló, así que describe la operación de otra empresa, y nadie ha tenido una semana libre para revisarlo desde entonces.
Lo que produce ese arreglo es predecible. Los estados llegan tarde y corregidos más de una vez, de modo que el dueño aprende a esperar la segunda versión antes de mirarlos. Cuando la persona que registra se ausenta, el mes se detiene, porque el proceso no está escrito en ninguna parte: vive en su manera particular de hacer las cosas. Y nadie puede decir qué evidencia exige cada transacción, así que unas tienen documento, otras tienen un correo y otras tienen una explicación.
Todo lo que viene después hereda ese desorden: el cierre mensual, cualquier razón que se quiera calcular, el expediente que pida una institución y las preguntas que el dueño quiera hacer. Lo más caro, sin embargo, es lo que ocurre con cada cambio de personal. El sistema se reconstruye desde cero porque nunca se documentó, solo se practicó, y en cada reconstrucción la empresa pierde la posibilidad de compararse con su propio pasado.
De qué trata
El taller construye un sistema contable utilizable, que es una cosa distinta de un sistema correcto. Empieza por el catálogo de cuentas, y no por razones técnicas: el catálogo decide qué preguntas se van a poder contestar dentro de un año. En un ejercicio en grupo cada empresa lo arma desde su operación real, desde las líneas por las que efectivamente entra el dinero y las que consumen el costo, en lugar de aceptar la estructura que venía cargada por defecto.
El segundo bloque define el flujo de documentos y la evidencia mínima de cada tipo de transacción, que es la frontera entre un registro y una suposición. Se establece quién registra, quién revisa y quién aprueba, y se arma el calendario contable del mes con fechas concretas, porque un proceso sin fechas depende de que alguien se acuerde. La discusión suele revelar pasos que hoy no tiene asignados nadie y que se ejecutan por costumbre.
El tercer bloque pone por escrito los criterios de clasificación, empezando por los casos ambiguos que esta empresa repite cada mes. El objetivo es concreto y comprobable: que dos personas distintas registren igual la misma transacción. Se redactan en la sala, con el lenguaje que usa la empresa y no con vocabulario técnico, porque un criterio que hay que interpretar no resuelve nada y vuelve a dejar la decisión en la memoria de quien registra.
El cierre trata la herramienta, el traspaso y la relación con el contador externo. La herramienta se elige después del proceso y con criterios de selección, no por recomendación de pasillo; cambiar de programa nunca arregló un proceso que no estaba definido. El traspaso se prepara con documentación suficiente para que otra persona pueda operar el sistema mañana, y con el contador externo se acuerda qué entrega la empresa, en qué fecha y qué espera recibir.
Qué aprenderán
- Diseñar un catálogo de cuentas que refleje cómo la empresa gana dinero de verdad.
- Definir el flujo de documentos y la evidencia mínima de cada tipo de transacción.
- Asignar un responsable y una fecha a cada paso del mes contable.
- Desarrollar criterios de clasificación escritos para que dos personas registren igual lo mismo.
- Evaluar herramientas después de definir el proceso y no antes.
Temario
- Catálogo de cuentas construido sobre la operación real
- Flujo de documentos y evidencia mínima
- Quién registra, quién revisa, quién aprueba
- El calendario contable del mes
- Criterios de clasificación puestos por escrito
- La herramienta después del proceso
- El traspaso a otra persona sin pérdida de continuidad
- La relación de trabajo con su contador externo
Con qué sale la organización
- Un borrador de catálogo de cuentas construido sobre la operación real de la empresa.
- El flujo de documentos escrito, con la evidencia mínima que exige cada tipo de transacción.
- Un calendario contable del mes con responsable y fecha en cada paso.
- Criterios de clasificación por escrito para los casos que se repiten en esta empresa, listos para entregarle a quien ocupe el puesto mañana.
Detalles del programa
- Formato
- Taller intensivo
- También disponible como
- Taller · Jornada corporativa
- Idiomas
- Español · English
- Incluye
- Manual del participante
- Plan de acción
- Recursos posteriores
- Facilitación
- ALUD Consulting LLC — Global Business Transformation.
Para quién es
- Empresas pequeñas cuya contabilidad descansa en una sola persona.
- Dueños que reciben los estados tarde y corregidos más de una vez.
- Negocios que crecieron más rápido que su administración.
Preguntas frecuentes
- ¿Ustedes nos instalan el sistema y lo dejan funcionando?
- No. El taller diseña el sistema con su equipo y documenta las decisiones; ponerlo a correr, migrar cuentas y sostener el calendario es trabajo de su empresa durante los meses siguientes. Conviene saberlo antes: lo que sale de la sala es un diseño acordado, no una implantación terminada.
- ¿Qué programa de contabilidad recomiendan?
- Ninguno en particular, y no es evasiva. Recomendar una herramienta sin conocer el proceso es cómo empiezan la mayoría de las migraciones que terminan mal. El taller entrega criterios de selección para que su empresa evalúe alternativas con el proceso ya definido y elija con fundamento propio.
- Nuestro contador externo ya define estos criterios. ¿Nos sirve?
- Sirve si él participa o si usted le lleva lo acordado para revisarlo. Si los criterios viven en su oficina y no en la suya, el taller puede producir un sistema paralelo que nadie use. En ese escenario conviene hablar con él antes de reservar y decidir juntos si tiene sentido.
- ¿Cuánto del trabajo queda hecho al terminar la sesión?
- Queda el diseño completo y los borradores: catálogo, flujo, calendario y criterios escritos. Queda pendiente la parte que exige sus datos y su tiempo, que es migrar la información histórica, probar el proceso un mes y ajustarlo con lo que aparezca en esa prueba.
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Trabajarlo dentro de la organización
Si este reto no se resuelve en una sesión, ALUD Consulting LLC lo trabaja como consultoría: consultoría gerencial, recursos humanos, estrategia, diseño organizacional, desarrollo de liderazgo y transformación empresarial.