Una proyección que se corrige a tiempo

El problema que resuelve

La proyección se arma en enero, con cuidado, y se guarda. En diciembre alguien la abre para comprobar cuánto se falló, comenta que el año fue atípico y la cierra otra vez. Entre una fecha y la otra la proyección no hizo ningún trabajo, aunque esos fueron exactamente los meses en que todavía se podía hacer algo.

El formato tiene parte de la culpa. Un número único no se puede corregir: o se cumple o no se cumple, y cuando se desvía no hay manera de saber cuál de los supuestos falló, porque los supuestos no quedaron escritos en ninguna parte. La conversación de octubre se convierte entonces en una discusión sobre si el año fue raro, que es una discusión sin salida y sin aprendizaje.

Mientras tanto, las decisiones que dependían de esa proyección, una compra grande, inventario, una contratación, un compromiso de pago, se tomaron con la versión de enero. Una empresa con demanda estacional o con pocos clientes grandes puede sostener un desvío durante meses sin notarlo en el estado de ingresos, y notarlo de golpe en la cuenta de banco.

De qué trata

El taller construye una proyección con el historial que la empresa ya tiene. La primera parte separa tres cosas que suelen ir mezcladas en la misma línea: la estacionalidad, la tendencia y el ruido. Distinguirlas cambia la lectura de cualquier serie y evita la corrección apresurada que se hace cuando un mes flojo se confunde con un cambio de rumbo, que es la corrección más cara de todas.

Después se pasa del número único al rango. Cada participante construye un escenario bajo y uno alto para su propio negocio y escribe de qué depende cada extremo, con un estándar exigente: otra persona debería poder discutir esos supuestos sin tener que preguntar nada. Un supuesto que no se puede discutir no es un supuesto, es una creencia, y una creencia no se corrige cuando la realidad la contradice.

El tercer bloque separa ingresos de efectivo. Son dos proyecciones distintas que responden a preguntas distintas, y una empresa puede tener la primera en orden y la segunda en problemas durante meses sin enterarse. Se trabaja en qué momentos del año ambas curvas se separan, qué decisiones dependen de cada una y qué señales avisan antes de que la separación se vuelva un problema de caja.

El cierre define la regla de corrección. Qué evento obliga a revisar la proyección antes de la fecha prevista, quién lo declara y qué se hace ese día. Se acuerda también el formato de la revisión de proyectado contra ocurrido: una comparación que busca cuál supuesto falló y no quién se equivocó. La sesión trata además, sin rodeos, los casos en que una proyección no debería hacerse.

Qué aprenderán

• Construir una proyección de ingresos y de efectivo a partir del historial propio de la empresa.
• Interpretar una serie separando estacionalidad, tendencia y ruido.
• Desarrollar el resultado como un rango y explicar de qué depende cada extremo.
• Definir el evento que obliga a revisar la proyección antes de la fecha prevista y quién lo declara.
• Comparar lo proyectado con lo ocurrido buscando el supuesto que falló y no al responsable.

Temario

1. 01Qué historial hace falta y qué se puede proyectar sin él
2. 02Estacionalidad, tendencia y ruido
3. 03De un número único a un rango defendible
4. 04Supuestos escritos: la parte que se discute
5. 05Proyectar efectivo y proyectar ingresos no es la misma pregunta
6. 06Eventos que obligan a corregir antes de la fecha
7. 07Revisar lo proyectado contra lo ocurrido y aprender algo
8. 08Cuándo una proyección no debe hacerse

Con qué sale la organización

• Una proyección propia expresada en rango, con los supuestos escritos al lado de cada extremo.
• La lista de eventos que obligan a revisar la proyección antes de la fecha prevista.
• Un formato de revisión de proyectado contra ocurrido, con la pregunta que se hace ante cada desvío.
• Un calendario de revisión de la proyección, con responsable y fecha para cada corte.