Taller · Liderazgo
Reuniones que deciden
Cuando la misma lista de pendientes reaparece semana tras semana, el problema no es la agenda: es que la reunión no tiene autoridad para cerrar nada.
- Duración
- 2 horas
- Modalidad
- Presencial · Virtual
- Participantes
- De 8 a 25 participantes
- Inversión
- Solicitar cotización
La inversión depende del alcance, el número de participantes y la modalidad. Preparamos una propuesta sin compromiso.
El problema que resuelve
Hay una prueba rápida para evaluar una reunión gerencial: comparar su lista de pendientes de esta semana con la de hace un mes. Si coinciden en lo esencial, la reunión no está decidiendo nada, está registrando el paso del tiempo con mucha gente sentada.
El patrón se repite con pocas variantes. La primera mitad se va en que cada área cuente en voz alta lo que ya estaba escrito en un informe que nadie leyó. Cuando por fin aparece un asunto que exige decidir, falta un dato, o falta la persona que puede autorizarlo, o ambas cosas, y el punto se aplaza sin que quede constancia del motivo. Los acuerdos que sí se alcanzan no se anotan con responsable y fecha, de modo que la semana siguiente se discuten otra vez desde el principio. Mientras tanto, las decisiones de verdad se toman en pasillos y mensajes, entre dos personas, y llegan a la reunión ya tomadas.
El costo se paga en dos monedas. Una es el tiempo de las personas más caras de la empresa, repetido cada semana del año. La otra es más silenciosa: quien no está en el pasillo deja de enterarse, y la reunión, que existía precisamente para que las decisiones fueran comunes, acaba siendo el lugar donde se anuncian.
De qué trata
El taller reconstruye la reunión que el equipo tiene de verdad, no una reunión modelo. Se empieza por una pregunta incómoda aplicada a cada reunión recurrente del calendario: para qué existe, y qué pasaría exactamente si dejara de celebrarse el mes que viene. Algunas no sobreviven a esa pregunta, y eliminarlas es el primer resultado tangible de la sesión.
A continuación se separan tres reuniones que suelen estar metidas dentro de una sola. Informar, que casi siempre se puede leer antes y no necesita sala. Resolver, que exige a las personas que conocen el detalle. Y decidir, que exige a quien tiene autoridad y la información suficiente para ejercerla. Cada una pide asistentes, duración y frecuencia distintas, y mezclarlas es la razón por la que las tres salen mal a la vez. Los participantes reclasifican los asuntos de su última reunión real con ese criterio.
La parte práctica es una simulación. El grupo celebra un tramo de su propia reunión con las reglas nuevas: material que se leyó antes, asuntos ya clasificados, y una disciplina de cierre que obliga a terminar cada punto con una decisión, un responsable y una fecha, o con el motivo explícito por el que se aplaza y qué se necesita para retomarlo. Se practica también cómo se corta una discusión que ya no está aportando información nueva, que es la habilidad que más se echa en falta en quien preside.
El cierre trabaja el registro. Un acta de una página que la próxima reunión pueda revisar en pocos minutos, empezando siempre por lo comprometido la vez anterior, porque esa revisión inicial es lo único que convierte un acuerdo en una obligación. Se ajustan por último la frecuencia, la duración y la lista de asistentes de cada reunión recurrente, distinguiendo entre quien decide, quien aporta información y quien solo necesita conocer el resultado.
Qué aprenderán
- Clasificar los asuntos entre informar, resolver y decidir, y sacar de la reunión los que no la necesitan.
- Preparar de antemano la información que hace posible decidir dentro de la sesión.
- Cerrar cada punto con decisión, responsable y fecha, o con el motivo explícito del aplazamiento.
- Diseñar un acta de una página que la próxima reunión revise en minutos.
- Ajustar frecuencia, duración y asistentes al tipo de decisión que corresponde a cada reunión.
Temario
- Para qué existe cada reunión y qué pasaría si no existiera
- Informar, resolver, decidir: tres reuniones metidas en una
- Preparación previa: qué se lee antes y qué no se presenta
- Cierre de punto: decisión, responsable, fecha
- Registro de acuerdos y revisión de lo comprometido la vez anterior
- Asistentes: quién debe estar y quién solo necesita el acta
- Reuniones que pueden desaparecer sin costo
Con qué sale la organización
- La agenda reconstruida de su reunión gerencial, con los asuntos clasificados entre informar, resolver y decidir.
- Un formato de acta de una página que registre decisión, responsable y fecha y se revise al abrir la siguiente reunión.
- Una lista de asistentes revisada por reunión, distinguiendo quién decide, quién aporta y quién solo necesita el resultado.
- Una lista de reuniones que se eliminan o se espacian, con lo que sustituye a cada una.
Detalles del programa
- Formato
- Taller
- También disponible como
- Charla ejecutiva · Taller intensivo
- Idiomas
- Español · English
- Incluye
- Manual del participante
- Plan de acción
- Recursos posteriores
- Facilitación
- ALUD Consulting LLC — Global Business Transformation.
Para quién es
- Equipos gerenciales con reuniones semanales o mensuales fijas.
- Directores que presiden comités y juntas internas.
- Gerentes que dedican buena parte de la semana a reuniones ajenas.
Preguntas frecuentes
- ¿Y si el problema es que el dueño decide todo fuera de la reunión?
- Entonces la reunión no es su problema y rediseñarla no lo va a resolver. El taller lo dejará visible en la primera hora, porque los asuntos aparecerán clasificados y sin decisión posible dentro de la sala, pero la corrección de fondo es otra conversación y conviene tenerla aparte.
- ¿Sirve para reuniones que se celebran a distancia?
- Sí, y algunas de las reglas ganan importancia. La preparación previa y el cierre explícito de cada punto sostienen una reunión remota mejor que una presencial, donde el lenguaje corporal permite disimular que un asunto quedó abierto sin que nadie lo diga.
- ¿Cuántas reuniones se pueden rediseñar en una sesión?
- Una a fondo y el resto por clasificación rápida. Rediseñar bien una reunión recurrente exige discutir asistentes, preparación y disciplina de cierre con las personas que la viven, y eso no se hace con cuatro calendarios a la vez sin quedarse en la superficie.
- ¿Tiene que asistir todo el equipo que participa en la reunión?
- Es muy recomendable. Las reglas de cierre y preparación solo funcionan si las acordaron quienes están sujetos a ellas. Cuando las trae una sola persona desde un taller, se aplican dos semanas y después vuelve la costumbre anterior.
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Trabajarlo dentro de la organización
Si este reto no se resuelve en una sesión, ALUD Consulting LLC lo trabaja como consultoría: consultoría gerencial, recursos humanos, estrategia, diseño organizacional, desarrollo de liderazgo y transformación empresarial.