Qué se automatiza primero y qué no se automatiza nunca

El problema que resuelve

La primera automatización de una empresa casi nunca se escoge: se hereda de la tarea que más molesta. Alguien menciona en una reunión que cuadrar los reportes del viernes es insoportable, la sala asiente, y esa se convierte en el proyecto. Nadie preguntó cuántas veces ocurre al año ni cuántas horas consume realmente.

Lo que molesta y lo que cuesta rara vez son la misma tarea. La que molesta es visible, ruidosa y está concentrada en una persona que la menciona. La que cuesta suele estar repartida en pedazos de quince minutos entre cinco personas que nunca la mencionan, porque cada una la trata como un detalle menor de su propio día.

Y hay una tercera categoría, la más cara de todas: la tarea que parece ideal para automatizar, repetitiva, con reglas, todos los días, y que en la práctica se sostiene sobre excepciones que quien la hace resuelve sin darse cuenta de que resolverlas es el trabajo. Automatizada, la regla corre limpia y la excepción se convierte en un error que alguien descubre tarde.

De qué trata

El taller no empieza por herramientas ni termina en una recomendación de compra. Empieza por un inventario: cada participante trae las tareas administrativas y operacionales reales de su empresa, con quién las hace, cada cuánto y qué ocurre cuando salen mal.

Sobre ese inventario se aplican criterios explícitos, uno por uno: frecuencia, volumen, estabilidad de las reglas, cuántas excepciones tolera la tarea, qué tan caro es el error y qué tan pronto va a cambiar el proceso que la sostiene. Cada tarea se puntúa delante del grupo, y ahí aparece el resultado más útil del ejercicio: candidatos que llevaban meses encabezando la lista de pendientes caen al final, y tareas que nadie había mencionado suben.

El resultado es una lista ordenada con tres zonas: lo que se automatiza primero, lo que espera a que el proceso se estabilice y lo que se descarta de forma deliberada. La última zona es la que más se defiende en la sala, porque dejar por escrito que algo no se va a automatizar cierra una discusión que de otro modo vuelve cada seis meses.

Qué aprenderán

• Distinguir la tarea que incomoda de la tarea que consume tiempo y dinero.
• Aplicar criterios explícitos de frecuencia, volumen, estabilidad y costo del error a cada candidato.
• Reconocer las tareas que parecen automatizables y en realidad se sostienen sobre excepciones.
• Ordenar una lista de candidatos por lo que devuelve cada uno, no por quién lo pidió.
• Sustentar ante la dirección por qué una tarea se descarta.

Temario

1. 01El inventario de tareas: quién las hace, cada cuánto y qué se rompe cuando fallan
2. 02Frecuencia y volumen: por qué la tarea diaria de diez minutos pesa más que la mensual de cuatro horas
3. 03Estabilidad de las reglas: qué tan seguido cambia lo que hoy se decide igual
4. 04Excepciones: la parte del trabajo que nadie describe cuando describe su trabajo
5. 05El costo del error y quién lo descubre
6. 06Tareas que parecen ideales y no lo son: juicio disfrazado de regla
7. 07Lo que conviene dejar en manos de una persona, y por qué
8. 08Ordenar la lista: primero, después y descartado por escrito

Con qué sale la organización

• Un inventario escrito de las tareas candidatas de su empresa, con responsable y frecuencia.
• Una lista ordenada, con la puntuación de cada tarea visible frente a los criterios usados.
• Una lista de descarte explícita, con la razón escrita al lado de cada tarea.
• Un criterio de selección de una página, aplicable a los candidatos que aparezcan después.