Taller intensivo · Transformación
El inventario en el que nadie confía
Se compra lo que ya estaba guardado y falta lo que el sistema daba por disponible.
- Duración
- 3 horas 30 min
- Modalidad
- Presencial · Virtual
- Participantes
- De 8 a 25 participantes
- Inversión
- Solicitar cotización
La inversión depende del alcance, el número de participantes y la modalidad. Preparamos una propuesta sin compromiso.
El problema que resuelve
El sistema dice que hay existencia y en el almacén no aparece. Dos semanas después se compra material que estaba guardado al fondo del pasillo, detrás de una caja que nadie había abierto. Las dos escenas conviven en la misma empresa, a veces en la misma semana, y ya no sorprenden a nadie.
Un inventario en el que no se confía cambia el comportamiento de toda la organización. Compras ordena de más para no quedarse corto. Ventas promete fechas con un margen que no se atreve a defender. El almacén cuenta a mano antes de despachar un pedido grande. Cada una de esas conductas es razonable por separado, y juntas inmovilizan dinero, ocupan espacio y hacen que la próxima cifra del sistema sea todavía menos confiable que la anterior.
La causa casi nunca es el sistema. Es el momento en que se registra el movimiento: si la entrada se anota al final del día, si la devolución se anota cuando alguien tenga tiempo, si la salida de emergencia no se anota nunca. Con el registro desfasado, cada conteo produce una diferencia, cada diferencia se ajusta sin investigar, y el ajuste le enseña a todo el mundo que la cifra es negociable.
De qué trata
El taller persigue la exactitud hasta el punto donde se pierde. Se recorren los cuatro momentos en que el inventario cambia, recibo, despacho, devolución y ajuste, y se examina qué ocurre en cada uno: quién registra, con qué documento, en qué momento y qué se hace cuando hay prisa. Las prácticas de prisa están detrás de muchas diferencias, y casi ninguna está escrita en ninguna parte.
A partir de ahí se rediseña el registro para que ocurra en el momento del movimiento y no al final del día. Se define quién puede autorizar una salida y qué queda anotado, porque una salida que nadie anota descuadra el inventario igual que una pérdida, y es la más fácil de evitar. En un ejercicio práctico, los participantes reconstruyen el recorrido de un artículo que se descuadró hace poco y localizan el punto exacto donde el registro y la realidad se separaron.
La segunda mitad cambia el conteo anual por conteos parciales frecuentes, ordenados por rotación y por valor, de manera que lo que más se mueve se cuente más veces y lo que duerme se cuente poco. Se establece qué se hace con una diferencia: quién la investiga, en qué plazo y bajo qué condición se ajusta, porque ajustar sin investigar es la práctica que garantiza la siguiente diferencia y la que vuelve inútil el conteo.
El cierre trata la reposición y el inventario detenido. Se fijan niveles por artículo según consumo y plazo del suplidor, en lugar del criterio de quien esté ordenando ese día, y se identifica lo que lleva meses ocupando espacio para decidir qué se hace con ello. Se revisan por último unos pocos indicadores de exactitud que un gerente puede seguir sin comprar nada, porque el control de inventario no se sostiene con un programa sino con una rutina que alguien mantiene.
Qué aprenderán
- Analizar los cuatro momentos de movimiento del inventario y localizar dónde se pierde la exactitud.
- Implementar el registro de entradas, salidas y devoluciones en el momento en que ocurren.
- Diseñar conteos parciales ordenados por rotación y por valor.
- Aplicar un procedimiento de investigación de diferencias antes de autorizar cualquier ajuste.
- Evaluar niveles de reposición por artículo según consumo y plazo de entrega del suplidor.
Temario
- Dónde se pierde la exactitud: recibo, despacho, devolución y ajuste
- Registrar el movimiento cuando ocurre, no al final del día
- Conteos parciales por rotación y por valor
- Diferencias: quién las investiga y qué se hace con ellas
- Niveles de reposición según consumo y plazo de entrega
- Inventario detenido: qué ocupa espacio y desde cuándo
- Quién puede autorizar una salida y qué queda registrado
- Indicadores de exactitud que un gerente puede revisar sin un sistema costoso
Con qué sale la organización
- Un mapa de los puntos donde el registro y la realidad se separan hoy.
- Un calendario de conteos parciales por rotación y por valor.
- Una regla escrita de investigación y ajuste de diferencias, con responsable y plazo.
- Niveles de reposición definidos para los artículos de mayor movimiento.
Detalles del programa
- Formato
- Taller intensivo
- También disponible como
- Taller · Jornada corporativa
- Idiomas
- Español · English
- Incluye
- Manual del participante
- Plan de acción
- Recursos posteriores
- Facilitación
- ALUD Consulting LLC — Global Business Transformation.
Para quién es
- Dueños y gerentes de empresas que manejan mercancía, materiales o piezas.
- Encargados de almacén que reciben, despachan y registran con el mismo par de manos.
- Gerentes de compras que ordenan sin datos confiables de existencia.
Preguntas frecuentes
- ¿Hay que cambiar de sistema para lograr exactitud?
- Rara vez. Las diferencias suelen nacer del momento y la disciplina del registro, no del programa; cambiar de sistema sin cambiar esas prácticas traslada el mismo descuadre a una interfaz nueva y más cara.
- ¿Se puede hacer sin detener la operación para un conteo general?
- Sí, y es parte del planteamiento. El taller sustituye el conteo general por conteos parciales frecuentes, que se hacen con la operación abierta y sin el fin de semana completo que nadie quiere volver a trabajar.
- ¿Sirve si llevamos el inventario en hojas de cálculo?
- Sirve. Las reglas son las mismas y en una hoja se aplican igual, con una advertencia: la hoja no impide registrar dos veces ni avisa de un error de dedo, así que la disciplina del registro tiene que ser mayor, no menor.
- ¿Participa el personal de almacén o solo la gerencia?
- Debe participar el personal de almacén. La gerencia fija las reglas, pero quien conoce las prácticas de prisa que producen las diferencias es quien recibe, despacha y registra; sin esas personas la sesión trabaja sobre una versión idealizada del almacén.
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Trabajarlo dentro de la organización
Si este reto no se resuelve en una sesión, ALUD Consulting LLC lo trabaja como consultoría: consultoría gerencial, recursos humanos, estrategia, diseño organizacional, desarrollo de liderazgo y transformación empresarial.