La estrategia que dice el calendario

El problema que resuelve

Toda empresa tiene dos estrategias. Una es la que se presenta en la reunión de planificación: crecer en un segmento nuevo, lanzar un servicio, mejorar la experiencia del cliente. La otra es la que muestran sus recursos: a qué dedica la dirección su semana, en qué se gasta el dinero que no está comprometido y dónde trabajan sus mejores personas. Cuando las dos no coinciden, la que se cumple es la segunda.

La distancia se nota en detalles concretos. La iniciativa declarada como prioridad avanza en los ratos libres de gente que ya tiene un trabajo completo. El presupuesto del año repite el del anterior con ajustes pequeños, sin preguntarse si la distribución todavía tiene sentido. Las personas más capaces siguen atadas a resolver la operación de siempre, porque son las únicas que saben hacerlo, y lo nuevo queda en manos de quien estaba disponible.

Repartir un poco de recursos entre todas las prioridades se siente justo y produce el resultado contrario: ninguna recibe lo suficiente para avanzar. Al cabo de un año, la dirección concluye que la estrategia no funcionó, cuando en realidad nunca se financió. Y la próxima vez que proponga algo nuevo, el equipo ya sabrá que tampoco va a recibir recursos.

De qué trata

Taller sobre la asignación de los recursos escasos de una empresa —el tiempo de la dirección, el dinero disponible y las personas más capaces— y sobre la distancia entre esa asignación y la estrategia declarada. No es un taller de presupuesto: el presupuesto registra la distribución, y aquí se discute si esa distribución corresponde a lo que la empresa dice que quiere lograr.

La primera parte es un ejercicio de evidencia. Cada participante reconstruye cómo repartió su semana durante el último mes, y el grupo revisa hacia dónde fue el gasto no comprometido del año y en qué están trabajando las personas en quienes la empresa más confía. Con esos tres registros sobre la mesa se compara la estrategia declarada con la que muestran los recursos, prioridad por prioridad. Suele aparecer una lista de actividades que se financian por inercia, porque siempre se financiaron, y alguna prioridad que existe en los documentos sin haber recibido nunca una hora ni un dólar.

La segunda parte trabaja la reasignación, que es donde la estrategia deja de ser una declaración. Para cada prioridad elegida, el grupo decide de dónde saldrán el tiempo, el dinero y las personas que necesita, con nombre y fecha, y qué capacidad se protege para que la operación diaria no la absorba en la primera semana complicada. Se acuerda también quién tiene autoridad para mover recursos entre prioridades durante el año y cada cuánto se revisa la distribución, sin esperar al siguiente presupuesto.

El equipo sale con la comparación escrita entre lo declarado y lo financiado, la lista de asignaciones por inercia con una decisión sobre cada una y un plan de reasignación. La construcción del presupuesto y su seguimiento mensual se trabajan en el área de Finanzas; la ejecución de las prioridades ya financiadas, en el programa Disciplina hoy, resultados mañana. En el marco de ALUD, este taller atiende una pregunta del motor de Estrategia que suele contestarse sin formularla: con qué se paga cada prioridad.

Qué aprenderán

• Comparar las prioridades declaradas con el destino real del tiempo directivo, del dinero disponible y de las personas más capaces.
• Identificar las actividades que reciben recursos por inercia y no por decisión.
• Evaluar qué prioridades están financiadas de verdad y cuáles solo aparecen en los documentos.
• Decidir de dónde se retiran los recursos que sostendrán cada prioridad elegida, con nombre y fecha.
• Diseñar una revisión de la asignación que no dependa del ciclo del presupuesto anual.

Temario

1. 01La estrategia declarada y la que muestran los recursos
2. 02Tres recursos escasos: la agenda de la dirección, el dinero disponible y las personas más capaces
3. 03Asignaciones por inercia: lo que se financia porque siempre se financió
4. 04Repartir un poco a todo y no mover nada
5. 05Financiar una prioridad retirando recursos de otra parte
6. 06Capacidad protegida para lo nuevo frente a la operación que todo lo absorbe
7. 07Quién puede mover recursos entre prioridades durante el año
8. 08Señales de que la distribución regresó a la de siempre

Con qué sale la organización

• Una comparación escrita entre las prioridades declaradas y el destino real del tiempo, el dinero y las personas clave.
• Una lista de asignaciones por inercia, con la decisión tomada sobre cada una.
• Un plan de reasignación que indica de dónde sale cada recurso destinado a una prioridad.
• Un acuerdo escrito sobre quién puede mover recursos entre prioridades y cada cuánto se revisa la distribución.