Dónde vive cada dato

El problema que resuelve

El nombre de un cliente está escrito de cuatro maneras distintas en los sistemas que la empresa usa todos los días, y ninguna de las cuatro está equivocada. Cada área creó su registro cuando lo necesitó y lo definió para su propio trabajo.

Para ventas un cliente es quien firma; para despacho es la dirección donde se entrega; para contabilidad es quien paga. Las tres definiciones funcionan dentro de su área y ninguna sirve para hablar con las otras. Cuando alguien pregunta cuántos clientes activos tiene la empresa, la respuesta depende de a quién se le pregunte, y la reunión se convierte en una negociación sobre definiciones en vez de una decisión. Mientras tanto, cada área mantiene su propia corrección: se actualiza una dirección en un sitio y sigue vieja en los otros tres, sin que nadie sepa cuál de los cuatro registros consultará la próxima persona.

Conectar los sistemas en ese estado no resuelve el fondo. Sin una decisión previa sobre cuál registro manda para cada cosa y quién mantiene cada campo, una conexión no reconcilia nada: reparte la misma discrepancia por más sitios y la vuelve más difícil de localizar. Y cuando un dato queda mal en dos lugares a la vez, no hay a quién preguntarle, porque nunca se nombró a nadie.

De qué trata

El taller empieza por el inventario, que casi siempre sorprende. En un ejercicio de grupo, los participantes listan las entidades de las que su empresa habla todos los días, cliente, producto o servicio, empleado, pedido, suplidor, y después escriben todos los lugares donde cada una se registra hoy, incluidas las hojas de cálculo personales, los formularios y la libreta de alguien. La lista suele ser más larga de lo que el grupo esperaba, y su tamaño ya explica buena parte de las discusiones internas.

La segunda parte es la más difícil y la que más resuelve: la definición. Antes de decidir qué sistema manda, el grupo tiene que acordar qué es cada cosa. Con una hoja de trabajo se redacta la definición de cada entidad en una frase que todas las áreas puedan firmar, y se nombran las excepciones en lugar de esconderlas, porque una definición sin excepciones declaradas se rompe en el primer caso raro. Aquí es donde se descubre que varias discusiones que parecían de sistemas eran discusiones de criterio.

La tercera parte asigna responsabilidad. Para cada entidad se determina cuál es el sistema de origen, en qué dirección viaja la información hacia los demás, quién puede crear un registro, quién puede corregirlo y quién solo lo consulta. Después se baja al nivel del campo, que es donde ocurren los conflictos reales: el área que fija el precio no es la que fija la dirección de entrega, y conviene que eso esté escrito antes de que alguien lo sobrescriba.

El cierre trata el acuerdo de intercambio y una decisión que pocos grupos esperan: no todo silo debe eliminarse. Para cada conexión candidata se define qué se envía, en qué momento, qué ocurre cuando falla y quién se entera, y se compara esa opción con una reconciliación periódica hecha por una persona con nombre, que en algunos casos es el diseño correcto. Mediante planificación de acciones, el grupo prioriza qué conexión conviene primero y cuáles conviene no construir todavía.

Qué aprenderán

• Identificar todas las ubicaciones donde hoy se registra cada entidad del negocio, incluidas las que están fuera de los sistemas oficiales.
• Desarrollar una definición de cada entidad que las áreas involucradas puedan firmar, con sus excepciones declaradas.
• Diseñar el mapa de sistema de origen y dirección del flujo para cada entidad del negocio.
• Asignar responsabilidad a nivel de campo: quién crea, quién corrige y quién solo consulta.
• Evaluar cuándo una conexión entre sistemas es la solución y cuándo lo es una reconciliación periódica con dueño.

Temario

1. 01Inventario de entidades y de todos los lugares donde se registran
2. 02Definiciones que cada área da por obvias y que no coinciden
3. 03Excepciones declaradas: por qué una definición sin ellas se rompe
4. 04Sistema de origen por entidad y dirección del flujo
5. 05Responsabilidad a nivel de campo: crear, corregir y consultar
6. 06El acuerdo de intercambio: qué se envía, cuándo y qué pasa si falla
7. 07Silos que conviene conservar y reconciliaciones con dueño
8. 08Qué conexión construir primero y cuál posponer

Con qué sale la organización

• Un inventario escrito de las entidades del negocio y de todos los lugares donde hoy se registran.
• Una definición acordada de cada entidad, con las excepciones nombradas y las áreas que la firman.
• Un cuadro de sistema de origen y de responsabilidad por campo: quién crea, quién corrige y quién consulta.
• Una lista priorizada de conexiones con el acuerdo de qué se envía, cuándo y quién se entera si falla.