Jornada corporativa · Transformación
Escrito para quien no estaba
Cómo capturar un proceso que hoy vive en la cabeza de quien lo ejecuta, con el detalle suficiente para que otra persona pueda correrlo mañana.
- Duración
- 7 horas
- Modalidad
- Presencial · Virtual
- Participantes
- De 8 a 24 participantes
- Inversión
- Solicitar cotización
La inversión depende del alcance, el número de participantes y la modalidad. Preparamos una propuesta sin compromiso.
El problema que resuelve
Pídale a cualquier persona que describa su trabajo y recibirá una versión limpia: cinco pasos, en orden, sin tropiezos. Párese a su lado mientras lo hace y verá otra cosa. Verá que abre un correo viejo para recuperar un número, que le pregunta algo a un compañero sin levantar la vista y que hay un caso que trata distinto y no lo mencionó, porque para ella no es un caso especial, es lo normal.
Esa diferencia es la razón por la que tantos procedimientos escritos no sirven. No están mal redactados: están escritos desde el recuerdo, y el recuerdo borra precisamente lo que un principiante necesita, que es dónde está el archivo, qué se hace cuando el dato no llega, a quién se le pregunta y cómo se sabe que el paso terminó bien.
Hay además un problema de incentivos que nadie dice en voz alta. La persona que mejor conoce el proceso es la que menos tiempo tiene para escribirlo y, en muchas organizaciones, también la que menos gana escribiéndolo, porque parte de su posición viene de ser la única que sabe.
De qué trata
La jornada se dedica a producir documentos, no a explicar cómo se producen. Cada participante trabaja sobre un proceso real que ejecuta o supervisa, en rondas cortas con revisión cruzada entre personas de distintas áreas.
El método parte de la observación antes que de la redacción. Primero se captura la secuencia tal como ocurre: el disparador que la inicia, lo que hay que tener a mano antes de empezar, las decisiones y el criterio detrás de cada una, las excepciones que quien lo hace resuelve sin pensarlo y la señal de que el paso quedó bien hecho. Solo después se redacta, en una página por proceso, con el vocabulario que usa la operación y no el de un manual.
La prueba es lo que distingue esta jornada de un ejercicio de redacción. Cada documento se le entrega a alguien del grupo que no conoce ese trabajo y que intenta seguirlo sin ayuda; donde se detiene, se corrige. Esa corrección es el producto real del día, porque un procedimiento que solo entiende quien lo escribió no es un procedimiento: es una nota.
Qué aprenderán
- Capturar un proceso observando su ejecución en lugar de reconstruirlo de memoria.
- Identificar el disparador, las entradas, las decisiones y la señal de término de cada paso.
- Escribir las excepciones que quien ejecuta resuelve sin darse cuenta.
- Redactar un procedimiento de una página con el vocabulario de la operación.
- Probar el documento con alguien que no conoce el trabajo y corregir lo que falló.
Temario
- Por qué el proceso que se cuenta no es el proceso que se ejecuta
- Observar antes de redactar: qué mirar y qué anotar
- Disparador, entradas y condiciones para empezar
- Decisiones y criterios: escribir lo que hoy se decide por experiencia
- Excepciones y los casos que quien los resuelve no considera excepciones
- La señal de término: cómo se sabe que el paso quedó bien
- Formato de una página: nivel de detalle, vocabulario y extensión
- La prueba con un lector que no conoce el trabajo
- Dónde vive el documento y quién lo actualiza cuando el proceso cambie
Con qué sale la organización
- Entre dos y cuatro procesos de su empresa documentados en una página cada uno.
- Cada documento probado por una persona ajena al proceso, con las correcciones aplicadas.
- Una plantilla de captura reutilizable para los procesos que queden pendientes.
- Una lista priorizada de los procesos que faltan por documentar, con responsable asignado.
Detalles del programa
- Formato
- Jornada corporativa
- También disponible como
- Taller · Taller intensivo
- Idiomas
- Español · English
- Incluye
- Manual del participante
- Plan de acción
- Recursos posteriores
- Facilitación
- ALUD Consulting LLC — Global Business Transformation.
Para quién es
- Supervisores y gerentes responsables de procesos que solo existen en la práctica
- Personas que van a delegar una función, ausentarse o entregar un puesto
- Equipos administrativos y operacionales que entrenan personal nuevo sin material
- Dueños que preparan la empresa para operar sin su presencia diaria
Preguntas frecuentes
- ¿Quién debe asistir: quien hace el trabajo o quien lo supervisa?
- Quien lo hace, acompañado de quien lo supervisa cuando sea posible. Un procedimiento escrito solo por el supervisor queda limpio y falso; uno escrito solo por quien ejecuta a veces omite por qué el paso existe.
- ¿Y si la persona que sabe no quiere escribirlo?
- Ocurre, y no se resuelve con un taller. Cuando la posición de alguien depende de ser el único que sabe, documentar se siente como una pérdida, y eso lo tiene que atender la dirección antes de sentar a esa persona en la sala.
- ¿Cuántos procesos se documentan en una jornada?
- Entre dos y cuatro por participante, según su extensión. Prometer más sería entregar borradores sin probar, que es exactamente el material que después nadie usa.
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Trabajarlo dentro de la organización
Si este reto no se resuelve en una sesión, ALUD Consulting LLC lo trabaja como consultoría: consultoría gerencial, recursos humanos, estrategia, diseño organizacional, desarrollo de liderazgo y transformación empresarial.