Taller · Transformación
Automatizar congela el proceso
Un proceso mal diseñado no mejora cuando se automatiza: corre más rápido, se vuelve más difícil de cambiar y se convierte en la manera oficial de trabajar.
- Duración
- 3 horas
- Modalidad
- Presencial · Virtual
- Participantes
- De 8 a 20 participantes
- Inversión
- Solicitar cotización
La inversión depende del alcance, el número de participantes y la modalidad. Preparamos una propuesta sin compromiso.
El problema que resuelve
Un proceso manual malo se aguanta porque la gente lo corrige sin avisar. La factura sale mal y alguien la rehace, el paso que sobra se salta cuando hay prisa, el dato que falta se consigue por teléfono. Esa corrección invisible es lo que mantiene a flote a muchas operaciones, y desaparece el día que el proceso se automatiza.
Automatizado, el mismo proceso deja de ser una costumbre y pasa a ser una regla. Corre más rápido, produce más de lo que venía produciendo y ya nadie lo corrige, porque corregirlo implica pedirle a alguien que modifique algo que ahora tiene configuración, permisos y un responsable técnico. Lo que antes se resolvía en el pasillo se convierte en una solicitud en fila.
Hay un segundo efecto, más lento y más caro: el proceso automatizado se convierte en la descripción oficial de cómo trabaja la empresa. Se entrena personal nuevo sobre él, se construyen reportes encima y se le conectan otras cosas. Cada mes que pasa aumenta el costo de admitir que el diseño original estaba mal.
De qué trata
El taller trabaja sobre un proceso real de cada empresa participante, antes de que exista cualquier configuración. La primera parte lo pone por escrito como es hoy, no como debería ser, con sus pasos, sus esperas, sus decisiones y las excepciones que quien lo ejecuta resuelve de memoria.
La segunda parte lo rediseña. Se eliminan pasos que existen por una razón que ya no aplica, se vuelven a unir los que alguien separó por conveniencia y hoy nadie recuerda, se decide qué información entra y en qué momento, y las decisiones que hoy dependen de criterio se convierten en reglas donde eso es posible. Esta parte es incómoda: obliga a que dos áreas acuerden delante de todos quién hace qué y con qué autoridad.
La tercera parte define qué tiene que quedar fijo antes de automatizar y qué se deja flexible a propósito, porque un proceso que todavía se está moviendo no se congela. Aquí no se evalúan herramientas ni proveedores. Lo que se entrega es un diseño que cualquier implementación tendría que respetar.
Qué aprenderán
- Documentar un proceso como corre hoy, con sus esperas y sus excepciones.
- Separar los pasos que agregan valor de los que existen por una razón ya vencida.
- Convertir en reglas escritas las decisiones que hoy dependen del criterio de quien esté.
- Determinar si un proceso está lo bastante estable para automatizarse.
- Entregar un diseño de proceso que sirva de requisito para quien implemente.
Temario
- Levantar el proceso real: lo que se hace, no lo que se supone que se hace
- Pasos que existen por un problema que ya se resolvió
- Esperas, traspasos y los puntos donde el trabajo cambia de manos
- Decisiones con criterio: cuáles se pueden escribir como regla y cuáles no
- Excepciones: dejarlas fuera del diseño, dentro, o en manos de una persona
- Qué tiene que estar estable antes de fijar un diseño
- El costo de cambiar un proceso automatizado frente a uno manual
- El documento de diseño que debe recibir quien implemente
Con qué sale la organización
- Un mapa escrito del proceso actual, con pasos, responsables, esperas y excepciones.
- Un diseño del proceso objetivo, con las reglas de decisión redactadas.
- Una lista de lo que queda fijo y lo que se mantiene flexible, con la razón de cada uno.
- Un documento de requisitos que puede entregarse a cualquier implementador.
Detalles del programa
- Formato
- Taller
- También disponible como
- Taller intensivo · Jornada corporativa
- Idiomas
- Español · English
- Incluye
- Manual del participante
- Plan de acción
- Recursos posteriores
- Facilitación
- ALUD Consulting LLC — Global Business Transformation.
Para quién es
- Gerentes de operaciones y administración a cargo de procesos que se van a automatizar
- Dueños que contrataron o están por contratar una implementación
- Equipos internos que reciben requisitos de otras áreas y tienen que construirlos
- Organizaciones que automatizaron un proceso y viven pidiendo cambios sobre él
Preguntas frecuentes
- ¿El taller recomienda alguna plataforma?
- No, y es deliberado. ALUD no vende ni representa herramientas. El diseño que sale de la sala es independiente de la tecnología y debería poder implementarse en más de una.
- ¿Podemos traer un proceso que ya está automatizado?
- Sí, y suele ser el caso más productivo. El trabajo entonces es separar qué parte del diseño está mal de qué parte solo está mal configurada, que no es el mismo problema y no se arregla igual.
- ¿Cuánto se tarda en rediseñar un proceso completo?
- En una sesión se cubre uno, a veces dos si son cortos y de la misma área. Prometer más sería vender un inventario de mapas en lugar de un diseño que alguien pueda ejecutar.
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Trabajarlo dentro de la organización
Si este reto no se resuelve en una sesión, ALUD Consulting LLC lo trabaja como consultoría: consultoría gerencial, recursos humanos, estrategia, diseño organizacional, desarrollo de liderazgo y transformación empresarial.