Qué exigirle a su contabilidad

El problema que resuelve

La relación con la contabilidad suele quedar establecida el primer año y no se vuelve a discutir. Alguien empezó a llevar los registros, el arreglo funcionó mientras la empresa era pequeña, y nunca se escribió qué se entrega, en qué fecha ni qué más se podía pedir.

El resultado es una empresa que recibe documentos en lugar de información. Llegan cifras que el dueño no sabe si están completas, un mes que se llama cerrado sin que nadie haya definido esa palabra, y una conciliación bancaria que puede estar hecha o no, una diferencia enorme que desde fuera no se ve. Cuando algo no cuadra, la conversación se convierte en una investigación en vez de una revisión.

Lo que se pierde no es precisión contable, es tiempo de decisión. Los números del mes llegan cuando el mes siguiente ya avanzó, y quien no sabe qué exigir termina aceptando el calendario y el formato que le den, aunque ninguno de los dos sirva para decidir nada. Si el arreglo sigue sin discutirse, la distancia crece con la empresa: más movimiento sobre el mismo acuerdo informal, errores que pasan de un mes a otro sin que nadie los vea, y el día en que un banco, un socio o un comprador pide números confiables, la empresa descubre que tiene que reconstruirlos en lugar de entregarlos.

De qué trata

El taller se trabaja desde el asiento del dueño y no desde el del contable. La pregunta que organiza la sesión es qué tiene derecho a esperar quien paga por que le lleven los registros, y la respuesta se construye como un acuerdo escrito: qué entregables, en qué fecha, con qué evidencia detrás y qué significa exactamente que un periodo quedó cerrado. El ángulo tiene una razón. El problema rara vez es la competencia de quien lleva los libros; casi siempre es que nadie definió qué se esperaba de esa función.

Buena parte del tiempo se dedica a la revisión. Un dueño no tiene que rehacer el trabajo de su contable, pero sí puede comprobar unas pocas cosas antes de aceptar un cierre: que el efectivo del libro coincida con el del banco, que lo que le deben y lo que debe tenga edad y nombre, que no haya gastos personales mezclados, que las partidas grandes o inusuales vengan con explicación. La distinción que se trabaja es entre revisar y auditar. Lo primero es una costumbre de quien dirige, toma minutos y no exige ser contable; lo segundo es un oficio regulado, con otra finalidad y otras reglas.

El formato intensivo permite que cada pieza se construya en la sala. En la primera parte, cada participante redacta el borrador de su acuerdo de entregables y fechas y define qué tiene que estar hecho para que un mes se declare cerrado en su empresa. Después la revisión se practica sobre material real, preparado para que haya algo que encontrar, y de ese ejercicio sale la lista de comprobaciones de cada uno, lo bastante corta para usarla todos los meses.

El último bloque es la conversación. Hay preguntas que un contable contesta con gusto y casi nadie le hace, y peticiones razonables que sencillamente nunca se formularon; se ensayan en parejas, porque la forma de plantearlas la primera vez condiciona la relación. También se marca el límite del otro lado: llevar registros, preparar planillas y emitir una opinión sobre estados financieros son oficios distintos, con licencias distintas, y conviene saber cuál se tiene contratado. Se sale con cuatro piezas de trabajo propias: el acuerdo, la definición de cierre, la revisión mensual del dueño y las preguntas para la próxima reunión con quien lleva sus registros. Poner por escrito lo que se le exige a la contabilidad es un asunto de proceso tanto como de números, de modo que el tema pertenece a la vez al trabajo de ALUD en Finanzas y al de Operaciones.

Qué aprenderán

• Definir por escrito qué entregables produce su contabilidad y en qué fecha.
• Establecer qué significa, en su empresa, que un periodo está cerrado.
• Revisar un cierre mensual con una lista corta de comprobaciones que no exigen ser contable.
• Distinguir registro, preparación de planillas y opinión profesional, y saber cuál contrató.
• Llevarle a quien lleva sus registros las preguntas que hoy no se están haciendo.

Temario

1. 01Qué produce una contabilidad bien llevada y con qué frecuencia
2. 02Qué significa cerrar un periodo, quién lo declara cerrado y qué se hace con el documento que llega tarde
3. 03La conciliación bancaria: la comprobación que sostiene todo lo demás
4. 04Cuentas por cobrar y por pagar con edad y con nombre
5. 05El catálogo de cuentas: por qué el suyo tiene que parecerse a su negocio
6. 06La evidencia detrás de cada asiento y dónde vive
7. 07Registro, planillas y opinión profesional: tres servicios distintos
8. 08La revisión del dueño: comprobaciones que toman minutos

Con qué sale la organización

• Un acuerdo escrito de entregables y fechas para su contabilidad.
• Una definición propia de cierre mensual, con lo que tiene que estar hecho antes de declararlo.
• Una lista de revisión del dueño, corta y aplicable todos los meses.
• Un pliego de preguntas para su próxima reunión con quien lleva sus registros.