Qué exigirle a su contabilidad

El problema que resuelve

La relación con la contabilidad suele quedar establecida el primer año y no se vuelve a discutir. Alguien empezó a llevar los registros, el arreglo funcionó mientras la empresa era pequeña, y nunca se escribió qué se entrega, en qué fecha ni qué más se podía pedir.

El resultado es una empresa que recibe documentos en lugar de información. Llegan cifras que el dueño no sabe si están completas, un mes que se llama cerrado sin que nadie haya definido esa palabra, y una conciliación bancaria que puede estar hecha o no, una diferencia enorme que desde fuera no se ve. Cuando algo no cuadra, la conversación se convierte en una investigación en vez de una revisión.

Lo que se pierde no es precisión contable, es tiempo de decisión. Los números del mes llegan cuando el mes siguiente ya avanzó, y quien no sabe qué exigir termina aceptando el calendario y el formato que le den, aunque ninguno de los dos sirva para decidir nada.

De qué trata

El taller se trabaja desde el asiento del dueño y no desde el del contable. La pregunta que organiza la sesión es qué tiene derecho a esperar quien paga por que le lleven los registros, y la respuesta se construye como un acuerdo escrito: qué entregables, en qué fecha, con qué evidencia detrás y qué significa exactamente que un periodo quedó cerrado.

Buena parte del tiempo se dedica a la revisión. Un dueño no tiene que rehacer el trabajo de su contable, pero sí puede comprobar unas pocas cosas antes de aceptar un cierre: que el efectivo del libro coincida con el del banco, que lo que le deben y lo que debe tenga edad y nombre, que no haya gastos personales mezclados, que las partidas grandes o inusuales vengan con explicación. Esa revisión se practica sobre material real.

El último bloque es la conversación. Hay preguntas que un contable contesta con gusto y casi nadie le hace, y peticiones razonables que sencillamente nunca se formularon. También se marca el límite del otro lado: llevar registros, preparar planillas y emitir una opinión sobre estados financieros son oficios distintos, con licencias distintas, y conviene saber cuál se tiene contratado.

Qué aprenderán

• Definir por escrito qué entregables produce su contabilidad y en qué fecha.
• Establecer qué significa, en su empresa, que un periodo está cerrado.
• Revisar un cierre mensual con una lista corta de comprobaciones que no exigen ser contable.
• Distinguir registro, preparación de planillas y opinión profesional, y saber cuál contrató.
• Llevarle a quien lleva sus registros las preguntas que hoy no se están haciendo.

Temario

1. 01Qué produce una contabilidad bien llevada y con qué frecuencia
2. 02Qué significa cerrar un periodo y quién lo declara cerrado
3. 03La conciliación bancaria: la comprobación que sostiene todo lo demás
4. 04Cuentas por cobrar y por pagar con edad y con nombre
5. 05El catálogo de cuentas: por qué el suyo tiene que parecerse a su negocio
6. 06La evidencia detrás de cada asiento y dónde vive
7. 07Registro, planillas y opinión profesional: tres servicios distintos
8. 08La revisión del dueño: comprobaciones que toman minutos

Con qué sale la organización

• Un acuerdo escrito de entregables y fechas para su contabilidad.
• Una definición propia de cierre mensual, con lo que tiene que estar hecho antes de declararlo.
• Una lista de revisión del dueño, corta y aplicable todos los meses.
• Un pliego de preguntas para su próxima reunión con quien lleva sus registros.